Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Stand 10.04.2023
Wir, als support factory GmbH übernehmen Verantwortung für die Achtung und Stärkung international anerkannter Menschenrechte sowie einer Minimierung umweltbezogener Risiken im Rahmen unserer Unternehmenstätigkeit. Dies erreichen wir u. a. durch ein angemessenes Management unserer Lieferketten. Eine Maßnahme ist die Einführung eines Beschwerdeverfahrens zur Meldung von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Verletzungen.
Mit dieser Verfahrensordnung informieren wir über die wesentlichen Merkmale des Beschwerdeverfahrens, den Zugang bzw. die Erreichbarkeit sowie die Zuständigkeiten sowie den Ablauf der Bearbeitung von eingehenden Hinweisen und Beschwerden.
1. Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten hinzuweisen oder Beschwerde einzulegen, die im Rahmen unserer Unternehmenstätigkeit entstanden sind bzw. ein Verdacht besteht, dass sie entstehen könnten.
2. Meldeberechtigte
Das Beschwerdeverfahren ist grundsätzlich für jede interne wie externe Person zugänglich.
3. Meldekanäle und direkte Empfänger
Es gibt verschiedene Möglichkeiten Hinweise oder Beschwerden einzureichen.
Alle Beschwerden und Hinweise werden, unabhängig von dem Weg des Eingangs unmittelbar und auf gleiche Weise weiterbearbeitet. Im Folgenden sind die direkten Empfänger genannt. Es kann allerdings in der weiteren Bearbeitung, soweit dies für die Klärung des Sachverhalts oder die Entwicklung einer Lösung notwendig und sinnvoll ist weitere Empfänger geben.
E-Mail an csr@support-factory.net mit dem Betreff „Beschwerde / Hinweis gem. LkSG“
Direkter Empfänger: Nachhaltigkeitsbeauftragte
Postweg: support factory GmbH | Beschwerdestelle „persönlich, vertraulich“
Pestalozzistraße 4 | 30451 Hannover
Direkter Empfänger: Nachhaltigkeitsbeauftragte
Möglichkeiten einer anonymen Meldung
Anonym abgegebenen Hinweise und/oder Beschwerden werden mit der gleichen Sorgfalt und auf dem gleichen Weg bearbeitet. Jedoch gibt es keine Möglichkeit den Beschwerdeführer direkt über den Verlauf in Kenntnis zu setzen.
Anonyme EMail
Es gibt verschiedene Möglichkeiten einer temporären „Einweg“-E-Mail-Adresse. Die Internet-Suche mit dem Suchbegriff „Temporäre E-Mail“ liefert diverse Anbieter
4. Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Nachdem ein Hinweis bzw. eine Beschwerde eingegangen ist, erhält der Hinweisgeber bzw. Beschwerdeführer innerhalb von 5 Werktagen eine Eingangsbestätigung, soweit Kontaktdaten vorhanden und die Eingabe nicht anonym erfolgt ist.
Es erfolgt eine sachliche und inhaltliche Prüfung. Sollte die Prüfung ergeben, dass kein Anfangsverdacht für ein relevantes Fehlverhalten vorliegt, wird die Beschwerde abgelehnt. Der Hinweisgeber / Beschwerdeführer wird darüber, unter Angabe der Gründe, informiert.
Sollte der Hinweis bzw. die Beschwerde eine weitere Bearbeitung begründen, erfolgt eine interne Untersuchung in deren Verlauf relevante Dokumente gesichtet, mit Zeugen sowie Betroffenen gesprochen und die gewonnen Informationen analysiert werden. Sollte die Prüfung ergeben, dass keine einvernehmliche Lösung gefunden werden kann, wird ein Schlichtungsverfahren ggf. unter Einbeziehung Dritter wie z. B. Mediatoren eingeleitet.
Ziel ist es angemessene Maßnahmen umzusetzen, die entweder präventiver Natur sind oder korrigierend bzw. minimierend auf das identifizierte Problem einwirken.
Sollte der Hinweisgeber / Beschwerdeführer nicht direkt an dem Verfahren beteiligt sein, wird er in der Regel spätestens 3 Monate ab Zugang der Eingangsbestätigung, soweit dies möglich und rechtlich erlaubt ist, entsprechend über das Ergebnis informiert.
5. Weitere Auswertung und kontinuierliche Verbesserung
Die Ergebnisse aller Beschwerdeverfahren fließt darüber hinaus in einen jährlichen Management Review ein und beeinflusst damit auch weitere Entwicklungs- und Strategieentscheidungen im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses unseres Unternehmens.
6. Schutz der hinweisgebenden Person
Sofern der Hinweisgeber / Beschwerdeführer in guten Glauben und auf Basis eines begründeten Verdachts handelt, darf eine Meldung von Verstößen oder Verdachtsfällen keine Benachteiligung für den Hinweisgeber / Beschwerdeführer zur Folge haben, auch wenn sich ein Verdacht als unbegründet erweist. Direkte und indirekte Vergeltungsmaßnahmen auf Grund eines gegebenen Hinweises oder einer Beschwerde werden nicht toleriert und stellen einen Verstoß dar, der gemeldet werden kann. Dies trifft auch zu für die Androhung oder den Versuch einer Benachteiligung sowie der Behinderung im Rahmen der Einreichung eines Hinweises bzw. einer Beschwerde.
Alle personenbezogenen Daten, die einen Rückschluss auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden vertraulich behandelt. Dies gilt auch nach Abschluss des Verfahrens.
7. Datenschutz
Es gelten unsere allgemeinen Datenschutzhinweise, die HIER eingesehen werden können. Dort können allgemeine Informationen wie z. B. Rechte des Betroffenen eingesehen werden. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nach den folgenden Grundlagen verarbeitet.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung des eingegangenen Hinweises, der eingereichten Beschwerde gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Beschwerdeverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, da wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, eingehende Hinweise und Beschwerden zu bearbeiten.
Empfänger der personenbezogenen Daten sind in erster Linie die genannten Funktionsträger unseres Unternehmens, die zur Bearbeitung befugt sind. Im weiteren Verlauf können, soweit dies im Rahmen der Sachlage begründet oder notwendig ist, weitere Empfänger hinzukommen. Hierbei gilt der Grundsatz der Datenminimierung, nach dem nur die für die Zweckerreichung notwendigen Daten weitergegeben werden.